5 Kesalahan Umum dalam Penggunaan Software Akuntansi dan Cara Menghindarinya

Menggunakan software akuntansi seharusnya memudahkan pengelolaan keuangan bisnis Anda. Namun, banyak UMKM yang justru menghadapi masalah akibat penggunaan yang kurang tepat. Software secanggih apa pun tidak akan memberikan hasil maksimal jika tidak digunakan dengan benar.

Berikut ini adalah lima kesalahan umum dalam penggunaan software akuntansi dan bagaimana cara menghindarinya agar bisnis Anda tetap berjalan efisien dan akurat.

1. Tidak Mengatur Data Awal dengan Benar

Salah satu kesalahan paling fatal adalah menginput data awal yang tidak akurat. Saldo awal akun, stok barang, dan piutang-piutang yang belum terbayar harus dimasukkan dengan teliti. Kesalahan pada tahap ini akan merusak seluruh laporan keuangan ke depannya.

Cara menghindarinya:
Pastikan Anda menyiapkan data awal dari buku manual atau sistem sebelumnya dengan cermat. Lakukan pengecekan ulang bersama tim keuangan atau konsultan sebelum mulai operasional penuh di software baru.

2. Mengabaikan Pelatihan dan Panduan Penggunaan

Banyak pengguna merasa software akuntansi cukup intuitif, sehingga mereka melewatkan pelatihan atau tidak membaca panduan pengguna. Akibatnya, banyak fitur penting tidak dimanfaatkan, atau lebih parah: kesalahan input terjadi terus-menerus.

Cara menghindarinya:
Manfaatkan sesi pelatihan dari vendor software. Pastikan semua staf yang terlibat dalam proses keuangan memahami fungsi dasar dan alur kerja aplikasi. Beberapa vendor menyediakan panduan online dan video tutorial yang sangat membantu.

3. Tidak Melakukan Backup Secara Rutin

Khusus untuk software desktop seperti Bee Accounting, data keuangan disimpan secara lokal. Jika komputer rusak atau terserang virus, semua data bisa hilang jika tidak dibackup secara berkala.

Cara menghindarinya:
Lakukan backup manual atau otomatis secara rutin, baik ke hard disk eksternal maupun cloud storage. Bagi pengguna software cloud seperti Accurate, pastikan Anda memahami bagaimana data Anda disimpan dan diamankan oleh penyedia layanan.

4. Tidak Mengunci Periode Akuntansi

Kesalahan umum berikutnya adalah tidak mengunci periode akuntansi setelah laporan selesai dibuat. Akibatnya, ada kemungkinan transaksi lama diubah tanpa jejak, yang bisa mengacaukan audit atau rekonsiliasi.

Cara menghindarinya:
Gunakan fitur "lock period" setelah laporan bulanan atau tahunan selesai dan disetujui. Ini adalah praktik penting dalam menjaga integritas data keuangan Anda.

5. Salah Memilih Software yang Tidak Sesuai Kebutuhan

Banyak bisnis memilih software hanya berdasarkan harga atau popularitas, tanpa mempertimbangkan kecocokan fitur dengan kebutuhan operasional mereka. Hal ini sering menyebabkan frustrasi karena software terasa rumit, terlalu sederhana, atau tidak fleksibel.

Cara menghindarinya: Sebelum membeli, konsultasikan kebutuhan bisnis Anda kepada konsultan terpercaya. Cari Rekomendasi Software yang benar-benar sesuai dengan jenis usaha, jumlah pengguna, hingga jenis laporan yang dibutuhkan.

Software akuntansi bisa menjadi alat yang sangat powerful jika digunakan dengan benar. Menghindari lima kesalahan di atas adalah langkah awal untuk memastikan bahwa investasi Anda dalam software memberikan hasil maksimal.

Jika Anda masih ragu memilih solusi yang tepat, jangan ragu untuk hubungi Thrive. Kami siap membantu Anda menemukan Rekomendasi Software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda—agar keuangan lebih rapi, efisiensi meningkat, dan pertumbuhan bisnis lebih terarah.