Dokumen Berbeda, Approval Jangan Disamakan: Begini AI Menentukan Alurnya

Bagaimana AI Menentukan Siapa yang Harus Approve?

AI Automation dapat membantu menentukan alur approval berdasarkan jenis dokumen, nilai, departemen, tingkat risiko, dan aturan internal perusahaan. Jadi, dokumen tidak harus melewati approver yang sama.

• NDA dapat diarahkan ke Legal dan PIC terkait.

• Kontrak vendor dapat melibatkan Procurement, Legal, dan Finance.

• Kontrak bernilai tinggi dapat membutuhkan approval Director.

• Dokumen berisiko tinggi dapat otomatis diarahkan ke reviewer senior.

• Approval dapat memiliki SLA, misalnya 24 jam untuk reminder dan 48 jam untuk escalation.

Dengan AI Automation, rule tersebut dapat diterapkan secara otomatis setelah dokumen diterima.

Kenapa Jenis Dokumen Menentukan Jalur Approval?

Dalam workflow Legal, satu masalah yang sering muncul adalah semua dokumen diperlakukan sama. Padahal, NDA sederhana tentu memiliki kebutuhan approval berbeda dengan kontrak kerja sama senilai Rp1 miliar.

Dengan AI Automation, proses dapat dibuat berbasis rule sehingga routing lebih konsisten.

Contoh alurnya:

Document Upload → Classification → Data Extraction → Rule Check → Determine Approver → Approval → Repository

1. Identifikasi Jenis Dokumen

Tahap pertama adalah menentukan kategori dokumen.

Contohnya:

• NDA

• Vendor Contract

• Customer Agreement

• Employment Agreement

• Addendum

• Compliance Document

Sistem dapat membaca isi dan metadata dokumen untuk menentukan kategorinya.

Jika dokumen teridentifikasi sebagai Vendor Contract, workflow dapat langsung menggunakan approval matrix khusus kontrak vendor.

2. Gunakan Nilai sebagai Parameter

Jenis dokumen saja kadang belum cukup.

Misalnya perusahaan memiliki aturan:

• ≤ Rp50 juta → Manager

• Rp50–250 juta → Manager + Finance

• Rp250 juta → Manager + Finance + Director

Dengan AI Automation, nilai kontrak dapat digunakan sebagai parameter routing.

Contohnya, kontrak vendor senilai Rp300 juta otomatis masuk jalur approval tambahan karena melewati threshold Rp250 juta.

3. Tambahkan Risk Flag

Nilai kontrak bukan satu-satunya indikator.

Sistem juga dapat memeriksa apakah terdapat kondisi seperti:

• Liability tidak sesuai template.

• Payment term berubah dari 30 menjadi 60 hari.

• Automatic renewal ditemukan.

• Tidak ada klausul termination.

• Governing law berbeda.

• Data sensitif terlibat.

Jika ditemukan high-risk flag, AI Automation dapat mengarahkan dokumen ke Legal senior sebelum diteruskan ke tahap berikutnya.

4. Buat SLA untuk Approval

Approval yang sudah diarahkan tetap bisa tertahan.

Karena itu, setiap tahap sebaiknya memiliki SLA.

Contoh:

0 jam → Approval Request

24 jam → Reminder

48 jam → Escalation

Dengan AI Automation, reminder dapat dikirim otomatis kepada approver. Jika belum ada keputusan setelah batas waktu, sistem dapat meneruskan notifikasi ke approver berikutnya.

5. Jangan Lupakan Audit Trail

Setiap keputusan approval perlu memiliki jejak.

Minimal simpan:

Document ID | Approver | Status | Timestamp | Comment

Dengan AI Automation, data tersebut dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang menyetujui dokumen, kapan keputusan dibuat, dan alasan jika dokumen ditolak.

Ini penting saat Legal atau Compliance membutuhkan histori proses.

Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat Workflow?

• Daftar seluruh jenis dokumen.

• Approval matrix setiap jenis dokumen.

• Threshold nilai kontrak.

• Parameter risiko.

• PIC dan approver pengganti.

• SLA approval.

• Aturan escalation.

• Template dokumen standar.

• Role-based access.

• Audit trail.

• Minimal 20–50 dokumen untuk pengujian awal.

• Gunakan software legal untuk perusahaan dan software berlisensi resmi.

Mulai dari dokumen dengan volume tinggi. Setelah rule stabil, workflow dapat diperluas ke kategori dokumen lainnya.

FAQ

1. Apakah AI bisa menentukan approver secara otomatis?

Bisa. AI Automation dapat menggunakan jenis dokumen, nilai, departemen, dan risk flag sebagai parameter.

2. Apakah satu jenis dokumen bisa memiliki beberapa jalur approval?

Bisa. Misalnya kontrak vendor di bawah Rp50 juta cukup Manager, sedangkan kontrak di atas Rp250 juta membutuhkan Director.

3. Bagaimana jika approver sedang tidak tersedia?

Workflow dapat menggunakan backup approver atau melakukan escalation setelah SLA tertentu.

4. Apakah approval matrix bisa diubah?

Bisa. Rule sebaiknya dibuat configurable agar perubahan policy tidak selalu membutuhkan perubahan besar pada sistem.

5. Apakah AI bisa membaca nilai kontrak dari PDF?

Bisa jika informasi dapat diekstrak dari dokumen. PDF hasil scan biasanya membutuhkan OCR.

6. Apakah dokumen berisiko tinggi bisa langsung diarahkan ke Legal senior?

Bisa. Risk flag dapat menjadi trigger untuk menentukan jalur approval yang lebih ketat.

7. Apakah semua approval harus otomatis?

Tidak. Otomatisasi sebaiknya membantu routing dan administrasi. Keputusan final tetap berada pada approver yang berwenang.

8. Apakah workflow approval perlu terhubung dengan document management?

Sangat disarankan. Dengan begitu, status approval dan versi dokumen dapat tetap sinkron.