Invoice Sudah Masuk, Tapi Apakah Sesuai PO? Begini Cara Otomatis Mengeceknya

Bagaimana PO dan Invoice Bisa Dicocokkan Otomatis?

AI Automation dapat membantu perusahaan mencocokkan Purchase Order, invoice, dan data penerimaan barang sebelum transaksi diteruskan ke proses pembayaran.

• Nomor PO, vendor, quantity, harga, dan total dapat dibandingkan otomatis.

• Data invoice dapat diekstrak dari PDF atau dokumen digital.

• Perbedaan antara PO, penerimaan, dan invoice dapat diberi status Mismatch.

• Transaksi yang sesuai dapat diteruskan ke approval atau payment.

• Transaksi bermasalah dapat diarahkan ke Finance atau Procurement untuk review.

Proses ini dikenal sebagai 3-way matching, yaitu mencocokkan PO, Goods Receipt, dan Invoice. Contohnya, PO berisi 100 unit, barang diterima 100 unit, dan invoice juga 100 unit. Jika semua parameter sesuai, transaksi dapat masuk status Match.

Kenapa Pencocokan Manual Sering Menjadi Masalah?

Dalam transaksi dengan volume tinggi, Finance harus memeriksa banyak detail. Satu invoice bisa memiliki puluhan item. Jika ada ratusan invoice per bulan, pemeriksaan manual membutuhkan waktu sekaligus meningkatkan risiko human error.

Dengan AI Automation, workflow dapat dibuat seperti:

Invoice Received → Extract Data → Find PO → Compare Data → Check Receipt → Match / Mismatch → Approval → Payment

Setiap tahap memiliki fungsi yang jelas.

1. Membaca Data Invoice

Invoice dapat berasal dari PDF, email, atau sistem vendor.

Informasi yang perlu diambil antara lain:

• Nomor invoice.

• Nomor PO.

• Nama vendor.

• Tanggal invoice.

• Quantity.

• Harga satuan.

• Diskon.

• Pajak.

• Total invoice.

Dengan AI Automation, informasi tersebut dapat diekstrak dan dipetakan ke field yang digunakan sistem Finance.

Jika data tidak terbaca dengan baik, transaksi sebaiknya masuk Need Review, bukan langsung diproses.

2. Mencocokkan Invoice dengan PO

Setelah data invoice tersedia, sistem mencari PO yang sesuai.

Contohnya:

PO: 50 unit × Rp2 juta = Rp100 juta

Invoice: 50 unit × Rp2 juta = Rp100 juta

Hasilnya sesuai.

Tetapi jika invoice berisi 55 unit, workflow dapat memberikan flag karena quantity melebihi PO.

Dengan AI Automation, perbedaan seperti ini dapat ditemukan sebelum invoice diteruskan.

3. Membandingkan dengan Barang yang Diterima

PO dan invoice saja belum cukup.

Barang yang benar-benar diterima juga perlu diperiksa.

Misalnya:

PO = 100 unit

Goods Receipt = 90 unit

Invoice = 100 unit

Invoice tidak seharusnya langsung dianggap sesuai karena jumlah barang yang diterima baru 90 unit.

Dengan AI Automation, ketiga data tersebut dapat dibandingkan untuk menentukan status transaksi.

4. Memeriksa Selisih Harga

Perbedaan harga juga perlu diperhatikan.

Contohnya:

PO = Rp500.000/unit

Invoice = Rp525.000/unit

Selisih Rp25.000 per unit mungkin berasal dari perubahan harga yang memang sudah disetujui. Namun jika tidak ada approval atau amendment, transaksi perlu diperiksa.

Dengan AI Automation, workflow dapat memberikan threshold.

Misalnya:

Selisih ≤2% → Review Normal

Selisih >2% → Escalation

Threshold tersebut merupakan contoh rule dan perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

5. Menentukan Action Setelah Matching

Hasil matching sebaiknya tidak hanya berupa angka.

Workflow dapat menggunakan status:

• Match → lanjut approval/payment.

• Partial Match → cek penerimaan.

• Price Mismatch → review Finance/Procurement.

• Quantity Mismatch → cek PO dan Goods Receipt.

• Missing PO → manual review.

• Need Review → pemeriksaan lebih lanjut.

Dengan AI Automation, setiap status dapat memicu action yang berbeda.

Bagaimana Memulai 3-Way Matching?

• Tentukan field wajib dari PO, Goods Receipt, dan invoice.

• Pastikan nomor PO menjadi identifier yang konsisten.

• Tentukan tolerance harga dan quantity.

• Buat status Match dan Mismatch.

• Tentukan siapa PIC untuk setiap jenis mismatch.

• Tambahkan approval untuk pengecualian.

• Simpan invoice dan PO sebagai dokumen referensi.

• Buat audit trail untuk setiap hasil matching.

• Hubungkan ERP, purchasing, dan finance system melalui API jika diperlukan.

• Uji workflow dengan kasus normal dan kasus mismatch.

• Gunakan software legal untuk perusahaan dan software berlisensi resmi.

Mulailah dari invoice dengan volume tinggi dan format yang relatif konsisten. Setelah hasil matching stabil, workflow dapat diperluas ke lebih banyak kategori pembelian.

FAQ

1. Apa itu 3-way matching?

3-way matching adalah proses mencocokkan Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice sebelum pembayaran dilakukan.

2. Apakah AI bisa membaca invoice PDF?

Bisa. AI Automation dapat membantu mengekstrak informasi seperti nomor invoice, PO, quantity, harga, dan total.

3. Bagaimana jika invoice lebih besar dari PO?

Workflow dapat memberikan status Mismatch dan menghentikan proses otomatis sampai Finance atau Procurement melakukan review.

4. Apakah quantity juga bisa dibandingkan?

Bisa. Quantity pada PO, Goods Receipt, dan invoice dapat dibandingkan untuk menemukan perbedaan.

5. Apakah selisih harga bisa diberikan tolerance?

Bisa. Perusahaan dapat menentukan threshold, misalnya selisih maksimal 2%, sesuai kebijakan internal.

6. Apa yang terjadi jika invoice tidak memiliki nomor PO?

Invoice dapat diarahkan ke Manual Review atau workflow khusus untuk transaksi tanpa PO.

7. Apakah hasil matching bisa masuk ke ERP?

Bisa, selama ERP menyediakan API, webhook, database integration, atau mekanisme integrasi yang sesuai.

8. Apakah Finance masih perlu melakukan pengecekan?

Ya. Transaksi yang normal dapat diproses lebih cepat, sementara transaksi dengan mismatch atau risiko tertentu tetap dapat diperiksa manual.