Jenis-Jenis Lisensi Software yang Wajib Dipahami Sebelum Membeli, Jangan Sampai Salah Pilih!

Membeli software untuk perusahaan tidak cukup hanya menentukan produk dan jumlah user. Model lisensi menentukan siapa yang boleh menggunakan software, berapa perangkat yang tercakup, berapa lama hak penggunaan berlaku, hingga bagaimana software boleh digunakan. Kesalahan memilih lisensi dapat menyebabkan biaya membengkak atau muncul compliance gap. Karena itu, sebelum cari lisensi software, pahami dulu model licensing yang ditawarkan vendor.

Lisensi Software Tidak Semuanya Dihitung per User

Secara praktis, beberapa model lisensi yang sering ditemukan adalah:

• Per User/Named User: lisensi diberikan kepada pengguna tertentu.

• Per Device: dihitung berdasarkan jumlah perangkat.

• Per Core/CPU: mengikuti kapasitas processor atau core.

• Subscription: hak penggunaan berlaku selama periode tertentu, misalnya 1 bulan atau 1 tahun.

• Perpetual: hak menggunakan versi yang dibeli dapat bersifat berkelanjutan sesuai ketentuan lisensinya.

Sebelum cari lisensi software, cek model mana yang digunakan produk karena 100 user belum tentu berarti perusahaan membutuhkan 100 lisensi.

7 Jenis Lisensi Software yang Sering Digunakan Perusahaan

1. Per User atau Named User

Model ini memberikan lisensi berdasarkan pengguna.

Misalnya perusahaan memiliki 50 karyawan, tetapi software hanya digunakan oleh 20 orang. Jika produknya menggunakan model Named User, kebutuhan bisa dihitung berdasarkan 20 pengguna tersebut sesuai ketentuan vendor.

Model seperti ini umum ditemukan pada aplikasi productivity, collaboration, design, dan berbagai SaaS.

Karena itu, saat cari lisensi software, pastikan jumlah user aktif sudah diketahui.

2. Per Device

Pada model ini, lisensi melekat pada perangkat.

Satu komputer dapat digunakan beberapa orang, tetapi kebutuhan lisensinya mengikuti jumlah device sesuai aturan produk.

Model ini bisa relevan untuk perusahaan dengan shared workstation, komputer operasional, atau perangkat yang digunakan bergantian.

Sebelum cari lisensi software, bedakan jumlah karyawan dengan jumlah perangkat yang benar-benar membutuhkan software.

3. Per Core atau Processor

Model ini banyak ditemukan pada software infrastruktur, database, dan server.

Perhitungannya dapat mempertimbangkan jumlah physical core, virtual core, processor, atau metrik kapasitas lain sesuai kebijakan vendor.

Contohnya, dua server yang sama-sama menjalankan satu aplikasi belum tentu membutuhkan jumlah lisensi yang sama jika spesifikasi CPU-nya berbeda.

Inilah mengapa cari lisensi software, untuk server sebaiknya disertai informasi hardware dan virtualisasi.

4. Subscription License

Subscription memberikan hak penggunaan selama periode berlangganan.

Periode yang umum adalah bulanan atau tahunan. Selama subscription aktif, pengguna biasanya memperoleh akses terhadap layanan dan update sesuai paket yang dibeli.

Ketika subscription berakhir dan tidak diperpanjang, hak penggunaan atau fitur layanan dapat berubah sesuai kebijakan vendor.

5. Perpetual License

Perpetual berbeda dari subscription.

Perusahaan memperoleh hak penggunaan versi software yang dibeli secara berkelanjutan sesuai terms lisensi. Namun upgrade versi, maintenance, atau technical support tidak otomatis berlaku selamanya.

Jadi ketika cari lisensi software, jangan langsung menganggap perpetual pasti lebih ekonomis. Hitung juga maintenance dan kebutuhan upgrade.

6. Concurrent atau Floating License

Model concurrent menghitung jumlah pengguna yang menggunakan software secara bersamaan, bukan seluruh user yang terdaftar.

Misalnya ada 50 karyawan yang sesekali membutuhkan aplikasi, tetapi maksimal hanya 10 orang menggunakannya bersamaan. Jika vendor menyediakan concurrent licensing, model ini bisa lebih efisien.

7. Volume atau Enterprise Licensing

Model ini ditujukan untuk organisasi dengan kebutuhan lisensi dalam jumlah besar.

Benefit-nya dapat mencakup centralized license management, kontrak khusus, deployment yang lebih mudah, atau pricing berdasarkan volume.

Perusahaan dengan ratusan endpoint sebaiknya mempertimbangkan skema ini saat cari lisensi software, dibanding membeli lisensi satu per satu tanpa perencanaan.

Sebelum Membeli Software, Cek 7 Hal Ini

• Hitung jumlah user yang benar-benar membutuhkan software.

• Catat jumlah device, server, VM, processor, dan core jika relevan.

• Tentukan penggunaan untuk individual atau perusahaan.

• Cek apakah lisensi bersifat subscription atau perpetual.

• Periksa hak upgrade, update, dan technical support.

• Cek apakah lisensi dapat dipindahkan ke user atau device lain.

• Simpan quotation, invoice, entitlement, dan dokumen pembelian.

Checklist tersebut sebaiknya diselesaikan sebelum cari lisensi software, agar quotation yang diterima benar-benar mencerminkan kebutuhan perusahaan.

FAQ

1. Apa perbedaan subscription dan perpetual?

Subscription memberikan hak penggunaan selama periode berlangganan. Perpetual memberikan hak penggunaan versi yang dibeli secara berkelanjutan sesuai ketentuan vendor.

2. Apakah satu lisensi bisa digunakan di beberapa komputer?

Tergantung produknya. Ada lisensi berbasis user yang mengizinkan penggunaan pada beberapa perangkat dengan batas tertentu, sementara produk lain menggunakan lisensi per device.

3. Apa itu Named User License?

Lisensi diberikan kepada pengguna tertentu. Akun biasanya tidak boleh digunakan bersama oleh banyak orang jika terms vendor melarang account sharing.

4. Apa itu Per Core License?

Kebutuhan lisensi dihitung berdasarkan kapasitas core processor atau virtual environment sesuai aturan vendor. Saat cari lisensi software, informasi spesifikasi server menjadi penting untuk model ini.

5. Apakah lisensi perpetual tidak perlu diperpanjang?

Hak menggunakan versi yang dibeli dapat bersifat perpetual, tetapi maintenance, support, update tertentu, atau upgrade ke versi terbaru bisa memiliki ketentuan terpisah.

6. Bagaimana menentukan jumlah lisensi yang dibutuhkan?

Mulai dari inventory user, device, server, VM, dan workload. Setelah itu cocokkan dengan licensing metric produk sebelum cari lisensi software, agar tidak terjadi over-licensing atau kekurangan lisensi.

7. Apa yang harus ditanyakan kepada vendor sebelum membeli?

Tanyakan model lisensi, masa berlaku, minimum purchase, hak penggunaan, update, upgrade, support, renewal, dan aturan penambahan user.

Pada akhirnya, proses cari lisensi software, sebaiknya dimulai dari kebutuhan bisnis dan konfigurasi teknis, bukan hanya harga.

Semakin jelas inventory perusahaan sebelum cari lisensi software, semakin mudah menentukan lisensi yang tepat, mengontrol biaya, dan mengurangi risiko compliance di kemudian hari