Kenapa Proses RFQ Sering Lama? Begini Cara Membangun Workflow Procurement dengan AI

Dari RFQ Masuk sampai Vendor Terpilih, Apa yang Bisa Diotomatisasi?

AI Automation dapat membantu procurement menghubungkan proses RFQ, pengumpulan quotation, evaluasi vendor, approval, sampai penetapan vendor dalam satu alur kerja.

• RFQ dapat dikirim ke beberapa vendor secara terstruktur.

• Quotation dapat dikumpulkan dan dibandingkan berdasarkan parameter yang ditentukan.

• Vendor dapat diberi scoring berdasarkan harga, spesifikasi, lead time, dan SLA.

• Approval dapat diarahkan otomatis sesuai nilai pembelian.

• Status RFQ dan vendor dapat diperbarui tanpa input manual berulang.

Misalnya ada 10 vendor yang menerima RFQ. Jika procurement membutuhkan 15 menit untuk memeriksa setiap quotation, tahap awal saja membutuhkan sekitar 150 menit. Automation dapat memangkas pekerjaan repetitif tersebut sehingga tim bisa fokus pada negosiasi dan keputusan pembelian.

Seperti Apa Workflow Procurement yang Efektif?

Dalam praktiknya, procurement bukan sekadar mencari harga termurah. Tim perlu memastikan quotation memenuhi spesifikasi, deadline, terms pembayaran, dan kemampuan vendor memenuhi kebutuhan.

Dengan AI Automation, workflow dapat dibuat seperti:

Purchase Request → RFQ → Vendor Response → Quotation Extraction → Validation → Vendor Scoring → Approval → Vendor Selected → PO

Setiap tahap dapat memiliki rule yang berbeda.

1. RFQ Dikirim Berdasarkan Kebutuhan

Proses dimulai dari purchase request.

Misalnya user membutuhkan 100 unit laptop dengan spesifikasi tertentu. Sistem dapat mengambil data tersebut dan membuat RFQ berdasarkan template yang sudah disiapkan.

Dengan AI Automation, RFQ kemudian dapat dikirim ke vendor yang sesuai berdasarkan kategori produk atau daftar supplier yang sudah terdaftar.

Tujuannya bukan hanya mempercepat pengiriman, tetapi memastikan informasi yang diterima setiap vendor konsisten.

2. Quotation Dibaca dan Dipetakan

Quotation vendor sering datang dalam format berbeda. Ada yang menggunakan Excel, PDF, atau dokumen lain.

Data seperti:

• Harga unit.

• Total harga.

• Lead time.

• Garansi.

• Payment terms.

• Masa berlaku quotation.

dapat diekstrak dan dipetakan ke struktur data procurement.

Dengan AI Automation, informasi dari berbagai quotation dapat diseragamkan sebelum dibandingkan.

3. Vendor Tidak Hanya Dinilai dari Harga

Harga murah belum tentu menjadi pilihan terbaik.

Procurement dapat menggunakan scoring seperti:

Harga 40% + Spesifikasi 25% + Lead Time 15% + Garansi 10% + SLA 10%

Dengan AI Automation, sistem dapat menghitung score berdasarkan bobot tersebut dan menampilkan kandidat vendor yang paling sesuai.

Namun hasil scoring sebaiknya menjadi rekomendasi. Procurement tetap melakukan review terhadap kondisi komersial dan risiko vendor.

4. Approval Berdasarkan Nilai Pembelian

Approval juga dapat dibuat conditional.

Contohnya:

≤ Rp50 juta → Manager

Rp50–250 juta → Manager + Finance

> Rp250 juta → Manager + Finance + Director

Dengan AI Automation, workflow dapat membaca nilai transaksi dan menentukan approval path secara otomatis.

Ini mengurangi risiko request masuk ke approver yang salah.

5. Vendor Terpilih dan PO

Setelah approval selesai, status vendor dapat diubah menjadi Selected.

Workflow kemudian dapat meneruskan informasi ke sistem purchasing atau ERP untuk pembuatan PO.

Dengan AI Automation, procurement tidak perlu memindahkan data quotation secara manual dari satu sistem ke sistem lain.

Untuk kebutuhan software, perusahaan juga dapat menggunakan software legal untuk perusahaan dan software berlisensi resmi agar sistem procurement yang digunakan memiliki lisensi yang jelas.

Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Automation?

• Petakan proses RFQ sampai PO.

• Tentukan data wajib dalam quotation.

• Buat vendor master yang rapi.

• Tentukan parameter scoring.

• Tetapkan bobot setiap kriteria.

• Definisikan batas approval berdasarkan nilai transaksi.

• Tentukan sistem utama sebagai source of truth.

• Gunakan API atau webhook untuk integrasi.

• Tambahkan validasi sebelum vendor dipilih.

• Simpan audit trail setiap keputusan.

Mulailah dari kategori pembelian dengan volume RFQ tinggi. Setelah workflow stabil, barulah diperluas ke kategori lainnya.

FAQ

1. Apakah RFQ bisa dikirim otomatis ke vendor?

Bisa. Workflow dapat menggunakan template dan daftar vendor berdasarkan kategori kebutuhan.

2. Apakah quotation PDF bisa dianalisis otomatis?

Bisa. AI Automation dapat membantu mengekstrak informasi dari dokumen, kemudian memetakannya ke field procurement.

3. Apakah vendor termurah otomatis dipilih?

Tidak harus. Sistem dapat menggunakan scoring yang mempertimbangkan harga, spesifikasi, lead time, garansi, dan SLA.

4. Apakah approval procurement bisa dibuat bertingkat?

Bisa. Rule dapat dibuat berdasarkan nilai transaksi, department, jenis pembelian, atau kategori tertentu.

5. Apakah workflow bisa terhubung dengan ERP?

Bisa, selama ERP menyediakan API, webhook, database integration, atau mekanisme integrasi lain yang sesuai.

6. Bagaimana jika quotation vendor tidak lengkap?

Workflow dapat memberikan status Need Review dan meminta procurement melakukan pengecekan sebelum proses dilanjutkan.

7. Apakah procurement masih perlu melakukan review manual?

Ya. Automation menangani pekerjaan repetitif, sementara keputusan komersial dan risiko vendor tetap sebaiknya diverifikasi oleh tim procurement.

8. Apa KPI yang bisa diukur?

Beberapa KPI yang relevan adalah RFQ processing time, quotation response rate, approval time, vendor selection time, dan persentase proses yang masih membutuhkan intervensi manual.