Terlalu Banyak Aplikasi Bisa Menurunkan Produktivitas? Kenali Fenomena SaaS Sprawl

Menggunakan banyak aplikasi tidak selalu membuat pekerjaan lebih cepat. Jika jumlahnya tidak terkontrol, karyawan justru harus berpindah-pindah platform, mencari data di berbagai tempat, mengingat banyak akun, dan menghadapi notifikasi dari beberapa aplikasi sekaligus. Kondisi ini dikenal sebagai SaaS sprawl.

SaaS sprawl terjadi ketika jumlah aplikasi SaaS berkembang tanpa kontrol yang jelas. Karena itu, meskipun perusahaan mendapatkan software asli murah, setiap aplikasi tetap perlu memiliki fungsi, pengguna, dan PIC yang jelas.

Bagaimana Mengetahui Perusahaan Mengalami SaaS Sprawl?

• Satu pekerjaan membutuhkan perpindahan antara 5–10 aplikasi.

• Beberapa departemen menggunakan software berbeda untuk fungsi yang hampir sama.

• Tidak ada daftar lengkap seluruh subscription perusahaan.

• Audit software asli murah, menemukan banyak akun tidak aktif atau seat yang tidak terpakai.

• Data dan dokumen tersebar di banyak platform sehingga sulit menentukan sumber informasi utama.

Kenapa Terlalu Banyak Aplikasi Bisa Menjadi Masalah?

SaaS sprawl biasanya tidak terjadi sekaligus. Awalnya perusahaan membeli aplikasi untuk menyelesaikan kebutuhan tertentu. Kemudian departemen lain membeli aplikasi berbeda tanpa mengetahui bahwa fungsi serupa sebenarnya sudah tersedia.

Lama-kelamaan, daftar software asli murah, terus bertambah tanpa ada evaluasi menyeluruh.

Masalah pertama adalah produktivitas. Bayangkan sales membuka CRM untuk melihat customer, aplikasi chat untuk komunikasi, project management untuk task, cloud storage untuk proposal, dan platform lain untuk approval.

Semakin banyak perpindahan aplikasi, semakin kompleks workflow yang harus diikuti.

Banyak Software Bisa Menciptakan Data Silo

SaaS sprawl juga membuat data tersebar.

Customer information mungkin tersimpan di CRM, spreadsheet, email, dan project management sekaligus. Ketika informasi berubah, tidak semua platform otomatis ikut diperbarui.

Karena itu, setiap software asli murah, perlu dievaluasi dari sisi integrasi dan ownership data.

Tentukan aplikasi mana yang menjadi source of truth. Jika CRM ditetapkan sebagai sumber utama data customer, aplikasi lain sebaiknya mengambil atau mengirim informasi melalui integrasi yang jelas.

Biaya Kecil Bisa Menjadi Besar

Subscription Rp100.000–Rp500.000 per user mungkin terlihat kecil. Tetapi jika ada puluhan aplikasi dan ratusan user, totalnya bisa signifikan.

Misalnya perusahaan memiliki 10 aplikasi dengan rata-rata biaya Rp200.000 per user untuk 50 user. Secara sederhana, total subscription dapat mencapai Rp100 juta per bulan jika semuanya memiliki skema tersebut.

Itulah sebabnya pengadaan software asli murah, tetap harus dilihat sebagai bagian dari total software spend perusahaan.

Periksa juga software asli murah, yang memiliki unused seat, duplicate subscription, atau fungsi yang overlap dengan aplikasi lain.

Gunakan Prinsip Keep, Consolidate, dan Retire

Setelah aplikasi dipetakan, kelompokkan berdasarkan keputusan yang akan diambil.

Keep digunakan untuk aplikasi yang masih relevan. Consolidate digunakan jika beberapa fungsi dapat dipusatkan dalam satu platform. Retire digunakan untuk aplikasi yang sudah tidak diperlukan.

Sebelum menghentikan software asli murah, periksa kontrak, data, integrasi, ownership file, dan tanggal renewal.

Pendekatan ini membuat perusahaan tidak sekadar mengurangi jumlah software asli murah, tetapi menyederhanakan workflow secara terukur.

Checklist Mengendalikan SaaS Sprawl

Lakukan pemeriksaan berikut setiap 3–6 bulan:

• Inventarisasi seluruh software asli murah, yang digunakan perusahaan.

• Catat fungsi, biaya, PIC, jumlah seat, dan tanggal renewal.

• Bandingkan purchased seat dengan active user.

• Cari aplikasi dengan fungsi yang overlap.

• Periksa software asli murah, yang tidak digunakan dalam 30–90 hari.

• Tentukan source of truth untuk data penting.

• Konsolidasikan aplikasi jika memungkinkan.

• Evaluasi subscription sebelum renewal.

FAQ

Apa itu SaaS sprawl?

SaaS sprawl adalah kondisi ketika jumlah aplikasi SaaS berkembang tanpa kontrol terpusat sehingga menambah biaya, kompleksitas, dan risiko pengelolaan.

Apakah banyak aplikasi selalu buruk?

Tidak. Masalah muncul ketika software asli murah, memiliki fungsi tumpang tindih atau tidak memberikan manfaat yang jelas.

Bagaimana mengetahui software sudah tidak diperlukan?

Periksa last login, active user, penggunaan fitur, integrasi, dan ketergantungan proses bisnis.

Seberapa sering software perlu diaudit?

Audit setiap 3–6 bulan cukup praktis. Perusahaan juga dapat mengevaluasi software asli murah, sebelum tanggal renewal.

Apa bedanya SaaS sprawl dan application rationalization?

SaaS sprawl adalah kondisi terlalu banyak aplikasi yang tidak terkontrol. Application rationalization adalah proses mengevaluasi dan merapikan portofolio aplikasi tersebut.

Siapa yang sebaiknya mengontrol aplikasi perusahaan?

Idealnya IT, procurement, finance, dan user department memiliki satu inventaris bersama. Dengan begitu, pembelian software asli murah, dapat diperiksa sebelum subscription baru ditambahkan.

Tujuannya bukan menggunakan aplikasi sesedikit mungkin, tetapi memastikan setiap aplikasi benar-benar memberikan fungsi yang dibutuhkan. Dengan audit software asli murah, secara berkala, perusahaan dapat mengurangi SaaS sprawl, menyederhanakan workflow, dan menjaga biaya software tetap terkendali.