Vendor Baru Banyak, Tapi Mana yang Layak Dipilih? Begini Cara AI Membantu Screening Supplier

Bagaimana AI Membantu Memeriksa Vendor Lebih Cepat?

AI Automation dapat membantu procurement melakukan screening dan verifikasi data supplier secara lebih terstruktur. Sistem dapat membaca dokumen, memeriksa kelengkapan data, mencocokkan informasi, lalu memberikan status untuk ditindaklanjuti tim procurement.

• Data vendor dapat diperiksa dari beberapa dokumen sekaligus.

• Informasi seperti nama perusahaan, alamat, NPWP, rekening, dan PIC dapat divalidasi.

• Dokumen yang tidak lengkap atau mendekati masa berlaku dapat ditandai.

• Supplier dapat dikategorikan berdasarkan hasil pemeriksaan.

• Vendor dengan data bermasalah dapat diarahkan ke manual review.

Misalnya perusahaan menerima 50 pendaftaran vendor baru per bulan. Jika satu proses screening membutuhkan 20 menit, pekerjaan administratifnya bisa mencapai sekitar 16–17 jam per bulan.

Apa Saja yang Perlu Dicek Saat Vendor Screening?

Screening vendor bukan hanya memastikan dokumen tersedia. Procurement perlu memastikan informasi antar dokumen juga konsisten.

Dengan AI Automation, alurnya dapat dibuat seperti:

Vendor Registration → Document Collection → Data Extraction → Validation → Risk Flag → Procurement Review → Vendor Approved

Pendekatan ini membuat proses pemeriksaan lebih konsisten karena setiap vendor melewati rule yang sama.

1. Memeriksa Kelengkapan Dokumen

Vendor biasanya diminta mengirim beberapa dokumen sesuai kategori kerja sama.

Contohnya:

• Legalitas perusahaan.

• NPWP.

• Informasi rekening.

• Dokumen perizinan.

• Sertifikat tertentu.

• Form data supplier.

Dengan AI Automation, sistem dapat memeriksa apakah seluruh dokumen wajib sudah tersedia.

Jika ada satu dokumen yang belum diberikan, status dapat menjadi Incomplete dan vendor menerima notifikasi untuk melengkapinya.

2. Mengekstrak Data dari Dokumen

Masalah berikutnya adalah data yang tersebar di berbagai file.

Nama perusahaan bisa berada di dokumen legalitas. Nomor pajak ada di dokumen lain. Rekening bank mungkin tercantum dalam form berbeda.

Dengan AI Automation, informasi tersebut dapat diekstrak dan dipetakan ke field vendor master.

Procurement kemudian tidak perlu membaca setiap dokumen dari awal hanya untuk mencari informasi dasar.

3. Memeriksa Konsistensi Data

Data yang berbeda antar dokumen perlu mendapat perhatian.

Misalnya:

Nama perusahaan di dokumen A: PT ABC Indonesia

Nama perusahaan di dokumen B: PT ABC Internasional

Perbedaan seperti ini tidak selalu berarti masalah, tetapi sebaiknya ditandai untuk diperiksa.

Dengan AI Automation, sistem dapat membandingkan field tertentu dan memberikan mismatch flag ketika ditemukan perbedaan.

4. Mengecek Masa Berlaku Dokumen

Dokumen tertentu memiliki tanggal kedaluwarsa.

Workflow dapat menggunakan interval seperti:

H-90 → Reminder 1

H-30 → Reminder 2

Expired → Block / Review

Dengan AI Automation, procurement dapat menerima notifikasi sebelum dokumen vendor benar-benar tidak berlaku.

Ini membantu mencegah vendor yang datanya sudah tidak valid tetap digunakan tanpa review.

5. Membuat Vendor Risk Flag

Tidak semua vendor yang memiliki data tidak lengkap harus langsung ditolak.

Lebih praktis jika sistem memberikan kategori:

• Verified → data lengkap dan konsisten.

• Need Review → ada data yang perlu diperiksa.

• Incomplete → dokumen belum lengkap.

• Expired → dokumen tertentu sudah tidak berlaku.

Dengan AI Automation, kategori tersebut dapat menjadi trigger untuk proses berikutnya.

Keputusan akhir tetap sebaiknya dilakukan procurement, terutama untuk supplier strategis atau transaksi bernilai besar.

Bagaimana Membuat Screening Vendor yang Konsisten?

• Buat vendor onboarding form dengan field wajib.

• Tentukan dokumen berdasarkan kategori supplier.

• Definisikan rule validasi sebelum workflow dibuat.

• Tentukan data mana yang harus sama antar dokumen.

• Buat interval reminder untuk dokumen kedaluwarsa.

• Gunakan status Verified, Need Review, dan Incomplete.

• Tetapkan human approval untuk kasus berisiko.

• Simpan dokumen asli sebagai referensi.

• Catat seluruh aktivitas dalam audit trail.

• Hubungkan workflow dengan ERP atau procurement system melalui API jika diperlukan.

• Gunakan software legal untuk perusahaan dan software berlisensi resmi.

Untuk perusahaan yang mengelola banyak supplier, pendekatan ini membuat proses vendor screening lebih mudah ditelusuri. Procurement juga dapat melihat alasan mengapa sebuah vendor masuk ke status tertentu, bukan hanya melihat hasil akhirnya.

FAQ

1. Apakah AI bisa memeriksa kelengkapan dokumen vendor?

Bisa. AI Automation dapat membandingkan dokumen yang tersedia dengan daftar persyaratan yang sudah ditentukan.

2. Apakah data dari PDF bisa dimasukkan ke vendor master?

Bisa. Data tertentu dapat diekstrak dari dokumen dan dipetakan ke field yang digunakan pada vendor master.

3. Bagaimana jika nama perusahaan berbeda antar dokumen?

Sistem dapat memberikan flag Mismatch agar procurement melakukan pengecekan sebelum vendor disetujui.

4. Apakah masa berlaku dokumen vendor bisa dimonitor?

Bisa. Workflow dapat membaca tanggal berlaku dan mengirim reminder, misalnya 90 atau 30 hari sebelum expired.

5. Apakah AI bisa langsung menolak vendor?

Secara teknis workflow dapat dibuat untuk memberikan status tertentu, tetapi untuk keputusan penting sebaiknya tetap ada human approval.

6. Apakah screening bisa dibedakan berdasarkan jenis vendor?

Bisa. Supplier IT, jasa konstruksi, distributor, atau penyedia jasa profesional dapat memiliki persyaratan dokumen yang berbeda.

7. Apakah hasil screening dapat masuk ke ERP?

Bisa, selama ERP menyediakan API atau mekanisme integrasi yang sesuai.

8. Apa manfaat terbesar vendor screening automation?

Manfaat utamanya adalah mengurangi pemeriksaan manual, membuat validasi lebih konsisten, mempercepat onboarding supplier, dan memudahkan procurement melacak data vendor.