Ada Dua Software dengan Fungsi Sama di Perusahaan? Saatnya Lakukan Application Rationalization

Perusahaan sering memiliki dua atau lebih software dengan fungsi hampir sama tanpa disadari. Misalnya dua project management tools, beberapa cloud storage, atau lebih dari satu aplikasi meeting. Kondisi ini membuat biaya lisensi bertambah dan pengelolaan data semakin rumit.

Solusinya adalah application rationalization: proses mengevaluasi seluruh aplikasi untuk menentukan mana yang tetap digunakan, dikurangi, digabungkan, atau dihentikan. Bahkan ketika perusahaan membeli software asli murah, evaluasi tetap diperlukan agar budget tidak habis untuk fungsi yang sebenarnya sudah tersedia.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ada Software dengan Fungsi Sama?

• Buat inventaris seluruh aplikasi dan subscription perusahaan.

• Kelompokkan berdasarkan fungsi, misalnya CRM, collaboration, security, storage, atau productivity.

• Bandingkan biaya, jumlah user, fitur, integrasi, dan tingkat penggunaan.

• Evaluasi software asli murah, setiap 3–6 bulan untuk menemukan fungsi yang tumpang tindih.

• Tentukan aplikasi yang akan dipertahankan, dikonsolidasikan, atau dihentikan.

Kenapa Software dengan Fungsi Sama Bisa Menjadi Masalah?

Duplicate software biasanya muncul secara bertahap. Marketing membeli aplikasi sendiri, sales menggunakan platform lain, sementara tim operasional sudah memiliki software dengan fungsi serupa.

Masalahnya bukan sekadar jumlah aplikasi. Setiap software asli murah, dapat membawa biaya subscription, kebutuhan administrasi, akun user, integrasi, hingga risiko keamanan tambahan.

Bayangkan 50 karyawan menggunakan platform collaboration A, sementara 20 orang lainnya menggunakan platform B dengan fungsi hampir sama. Perusahaan akhirnya mengelola dua kontrak, dua admin portal, dan dua tempat penyimpanan data.

Mulai dari Inventaris Aplikasi

Langkah pertama application rationalization adalah mengetahui apa yang sebenarnya dimiliki perusahaan.

Catat nama aplikasi, fungsi, vendor, biaya tahunan, jumlah seat, jumlah active user, PIC, tanggal renewal, dan departemen pengguna.

Daftar software asli murah, kemudian dapat dikelompokkan berdasarkan fungsi sehingga aplikasi yang overlap lebih mudah ditemukan.

Jangan hanya melihat nama produk. Dua aplikasi berbeda bisa memiliki 60–80% fungsi yang sama meskipun awalnya dibeli untuk kebutuhan berbeda.

Bandingkan Penggunaan, Bukan Hanya Harga

Software yang lebih murah belum tentu lebih efisien jika hanya digunakan sebagian kecil user.

Misalnya perusahaan membayar 100 seat tetapi hanya 45 akun aktif dalam 90 hari terakhir. Kondisi tersebut perlu dievaluasi sebelum software asli murah, diperpanjang.

Periksa active user, last login, fitur yang digunakan, kebutuhan integrasi, dan ketergantungan proses bisnis.

Dari sini, perusahaan dapat melihat apakah software asli murah, tersebut benar-benar memberikan fungsi unik atau sebenarnya dapat digantikan aplikasi yang sudah tersedia.

Tentukan Keep, Consolidate, Replace, atau Retire

Hasil application rationalization sebaiknya menghasilkan keputusan yang jelas.

Keep berarti aplikasi tetap digunakan. Consolidate berarti beberapa kebutuhan dipusatkan pada satu platform. Replace berarti software diganti dengan solusi yang lebih sesuai. Retire berarti aplikasi dihentikan.

Sebelum menghentikan software asli murah, periksa kontrak, tanggal renewal, integrasi, kebutuhan migrasi, dan lokasi penyimpanan data.

Jangan langsung menghapus aplikasi hanya karena terlihat sama. Bisa saja satu software asli murah, memiliki fitur khusus yang kritikal untuk departemen tertentu.

Checklist Application Rationalization

Gunakan checklist ini setiap 3–6 bulan:

• Inventarisasi seluruh software asli murah, yang digunakan perusahaan.

• Kelompokkan software berdasarkan fungsi.

• Catat biaya bulanan atau tahunan.

• Bandingkan purchased seat dengan active user.

• Identifikasi software asli murah, yang memiliki fungsi overlap.

• Periksa integrasi dan ketergantungan antar aplikasi.

• Tentukan keep, consolidate, replace, atau retire.

• Evaluasi kontrak sebelum menghentikan subscription.

FAQ

Apa itu application rationalization?

Application rationalization adalah proses mengevaluasi portofolio aplikasi untuk mengurangi redundansi, biaya, dan kompleksitas. Proses ini membantu menentukan software asli murah, yang masih relevan dengan kebutuhan bisnis.

Apakah dua software dengan fungsi sama pasti harus dikurangi?

Tidak selalu. Jika keduanya memiliki kebutuhan atau user berbeda yang jelas, keduanya bisa tetap digunakan. Yang penting, alasan penggunaan software asli murah, tersebut dapat dijelaskan.

Data apa yang perlu diperiksa?

Minimal biaya, jumlah seat, active user, last login, fitur, integrasi, PIC, dan tanggal renewal.

Seberapa sering application rationalization dilakukan?

Evaluasi setiap 3–6 bulan cukup praktis. Untuk perusahaan dengan banyak software asli murah, review juga sebaiknya dilakukan sebelum renewal besar.

Apakah software yang jarang digunakan langsung dihentikan?

Jangan langsung dihentikan. Periksa apakah software mendukung proses penting yang memang hanya berjalan beberapa kali dalam setahun.

Apa manfaatnya untuk budget IT?

Perusahaan dapat menemukan duplicate subscription, unused seat, dan aplikasi dengan fungsi overlap. Hasilnya, budget software asli murah, dapat dialihkan ke kebutuhan yang memberikan dampak lebih besar.

Application rationalization bukan sekadar memangkas software. Tujuannya memastikan setiap aplikasi memiliki fungsi, pengguna, dan nilai bisnis yang jelas. Dengan inventaris dan evaluasi software asli murah, secara berkala, perusahaan dapat menyederhanakan IT environment sekaligus mengontrol biaya lisensi.