Banyak Quotation Masuk, Mana yang Paling Menguntungkan? Begini Cara Membandingkannya

Bagaimana Membandingkan Quotation Vendor dengan Lebih Cepat?

AI Automation dapat membantu procurement membandingkan quotation dari berbagai vendor dengan mengambil data penting, menyamakan format, memeriksa requirement, dan membuat perbandingan yang lebih konsisten.

• Harga, quantity, diskon, pajak, dan biaya tambahan dapat dibandingkan.

• Spesifikasi produk atau layanan dapat dicocokkan dengan kebutuhan.

• Lead time, garansi, dan payment terms dapat ikut dianalisis.

• Vendor dapat diberikan score berdasarkan bobot yang sudah ditentukan.

• Quotation yang memiliki data janggal dapat diarahkan ke manual review.

Misalnya ada 10 vendor yang memberikan quotation. Jika procurement membutuhkan 15 menit untuk memeriksa satu dokumen, perbandingan awal membutuhkan sekitar 150 menit. Automation dapat mengurangi pekerjaan administratif tersebut sehingga tim dapat fokus pada negosiasi dan evaluasi akhir.

Mengapa Harga Termurah Belum Tentu Menjadi Pilihan Terbaik?

Di lapangan, quotation jarang memiliki format yang sama. Vendor A mungkin memasukkan biaya delivery, sedangkan Vendor B mencantumkannya secara terpisah.

Dengan AI Automation, workflow dapat mengubah berbagai quotation menjadi data dengan struktur yang sama.

Contohnya:

Quotation Received → Extract Data → Normalize → Compare → Score → Review → Vendor Selection

Dengan format tersebut, procurement tidak perlu membandingkan dokumen satu per satu secara manual.

1. Mengambil Data Penting dari Quotation

Quotation biasanya memiliki banyak informasi.

Field yang dapat digunakan antara lain:

• Nama vendor.

• Nama item.

• Quantity.

• Harga satuan.

• Diskon.

• Pajak.

• Biaya pengiriman.

• Installation fee.

• Maintenance fee.

• Lead time.

• Garansi.

• Payment terms.

Dengan AI Automation, data tersebut dapat diekstrak dari PDF, Excel, atau format dokumen lain yang tersedia.

2. Menyamakan Format Harga

Perbandingan harga harus menggunakan basis yang sama.

Misalnya:

Vendor A: Rp90 juta + Rp5 juta delivery

Vendor B: Rp98 juta termasuk delivery

Vendor C: Rp85 juta + Rp15 juta installation

Jika hanya melihat harga dasar, Vendor C terlihat paling murah. Setelah biaya tambahan dimasukkan, total cost menjadi lebih relevan.

Dengan AI Automation, procurement dapat menggunakan field seperti total_cost sebagai dasar perbandingan.

3. Memeriksa Kesesuaian Spesifikasi

Harga tidak boleh dipisahkan dari requirement.

Misalnya perusahaan membutuhkan server dengan:

RAM ≥64 GB

Storage ≥2 TB

Garansi ≥3 tahun

Vendor yang menawarkan harga paling rendah tetapi tidak memenuhi spesifikasi tidak seharusnya langsung menjadi pilihan.

Dengan AI Automation, requirement dapat digunakan sebagai validation rule.

Hasilnya bisa berupa:

Compliant → Continue

Partial Compliant → Review

Not Compliant → Reject / Review

4. Menghitung Vendor Score

Setelah data dinormalisasi, procurement dapat membuat scoring.

Contoh:

Harga 40% + Spesifikasi 25% + Lead Time 15% + Garansi 10% + SLA 10%

Dengan AI Automation, score dapat dihitung otomatis berdasarkan bobot tersebut.

Namun scoring bukan pengganti keputusan procurement. Kondisi seperti histori vendor, kemampuan negosiasi, dan risiko kerja sama tetap membutuhkan penilaian manusia.

5. Menandai Perbedaan yang Perlu Diperiksa

Tidak semua data yang berbeda berarti salah.

Misalnya payment terms Vendor A adalah 30 hari, sedangkan Vendor B 45 hari.

Perbedaan tersebut mungkin justru menjadi faktor penting dalam keputusan.

Dengan AI Automation, workflow dapat menandai parameter yang berbeda sehingga procurement dapat membandingkannya dengan lebih cepat.

Bagaimana Membuat Proses Perbandingan Lebih Konsisten?

• Tentukan requirement sebelum quotation diterima.

• Buat template field quotation.

• Pisahkan harga dasar dan biaya tambahan.

• Gunakan Total Cost sebagai dasar perbandingan.

• Tetapkan requirement wajib dan opsional.

• Buat bobot vendor scoring.

• Tentukan threshold untuk data yang perlu direview.

• Simpan quotation asli sebagai referensi.

• Catat alasan pemilihan vendor.

• Buat audit trail untuk perubahan data dan score.

• Hubungkan workflow dengan procurement system atau ERP.

• Gunakan software legal untuk perusahaan dan software berlisensi resmi.

Mulailah dengan kategori pembelian yang memiliki banyak quotation. Setelah workflow stabil, proses dapat diperluas ke kategori lainnya.

FAQ

1. Apakah AI bisa membandingkan quotation dari banyak vendor?

Bisa. AI Automation dapat membantu mengekstrak data dan membandingkan quotation berdasarkan parameter yang ditentukan.

2. Apakah quotation dengan format berbeda bisa dibandingkan?

Bisa. Data dapat diekstrak kemudian dinormalisasi ke struktur field yang sama.

3. Apakah hanya harga yang dibandingkan?

Tidak. Spesifikasi, lead time, garansi, payment terms, SLA, dan biaya tambahan juga dapat menjadi parameter.

4. Apakah vendor termurah otomatis menjadi pemenang?

Tidak. Vendor sebaiknya dinilai berdasarkan keseluruhan requirement dan kriteria bisnis.

5. Apakah scoring vendor bisa dibuat otomatis?

Bisa. AI Automation dapat menghitung score berdasarkan bobot yang sudah ditentukan procurement.

6. Bagaimana jika quotation tidak lengkap?

Workflow dapat memberikan status Need Review dan meminta procurement memeriksa dokumen tersebut.

7. Apakah biaya delivery dan installation bisa ikut dihitung?

Bisa. Biaya tambahan dapat dimasukkan ke formula Total Cost agar perbandingan lebih adil.

8. Apakah procurement tetap perlu melakukan review?

Ya. Automation membantu mempercepat analisis, tetapi keputusan akhir sebaiknya tetap dilakukan oleh procurement berdasarkan kondisi bisnis dan risiko vendor.