Punya Ratusan Laptop Kantor? Begini Cara Mengetahui Semua Software yang Terpasang

Ketika perusahaan hanya memiliki 10 laptop, tim IT mungkin masih bisa mengecek software satu per satu. Tetapi bagaimana jika jumlahnya sudah 100, 300, bahkan 500 laptop yang tersebar di kantor, cabang, dan karyawan remote?

Pengecekan manual jelas tidak efisien. Perusahaan membutuhkan software inventory yang dapat menunjukkan aplikasi, versi, perangkat, dan user secara terpusat. Data ini kemudian bisa dibandingkan dengan jumlah software asli murah, yang benar-benar dimiliki perusahaan.

Bagaimana Mengecek Ratusan Laptop Tanpa Satu per Satu?

• Gunakan endpoint management atau IT asset management untuk melakukan inventory secara terpusat.

• Catat minimal device, user, aplikasi, versi, dan tanggal pengecekan terakhir.

• Bandingkan installed software dengan jumlah lisensi yang dimiliki.

• Masukkan data software asli murah, ke satu database sebagai sumber informasi lisensi.

• Lakukan rekonsiliasi minimal setiap 3–6 bulan, terutama jika karyawan dan perangkat sering berubah.

Mulai dari Software Discovery, Bukan Spreadsheet Kosong

Untuk perusahaan dengan ratusan laptop, tantangan pertama bukan membeli lisensi. Tantangannya adalah mengetahui apa yang sebenarnya sudah terpasang.

Misalnya, perusahaan memiliki 300 laptop. Jika pengecekan manual membutuhkan 10 menit per perangkat, tim IT membutuhkan sekitar 3.000 menit atau 50 jam kerja hanya untuk satu kali inventory.

Karena itu, pendekatan yang lebih scalable adalah menggunakan software discovery melalui endpoint management atau asset management.

Setelah daftar aplikasi ditemukan, data tersebut dapat direkonsiliasi dengan catatan pembelian software asli murah, yang dimiliki Procurement atau IT.

Data Apa yang Perlu Dikumpulkan?

Software inventory tidak perlu langsung rumit.

Minimal catat:

Device Name → User → Software → Version → License Status → Last Check

Kemudian tambahkan data procurement seperti jumlah seat, vendor, harga, dan renewal.

Dengan struktur tersebut, tim IT dapat melihat apakah software asli murah, yang dibeli memang digunakan pada perangkat yang sesuai.

Data software asli murah, juga dapat membantu Procurement mengetahui berapa lisensi yang perlu diperpanjang pada periode berikutnya.

Cari Software yang Tidak Seharusnya Ada

Software inventory bukan hanya untuk menemukan aplikasi resmi.

Tujuan lainnya adalah menemukan unauthorized software, aplikasi lama, duplicate tools, dan browser extension yang tidak sesuai kebijakan perusahaan.

Bayangkan dari 300 laptop ditemukan 40 perangkat memiliki aplikasi PDF berbeda, padahal perusahaan sudah menyediakan satu aplikasi standar.

Kondisi tersebut bisa menjadi indikasi Shadow IT.

Dengan menyediakan software asli murah, secara terpusat dan menentukan aplikasi standar, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan user meng-install tools sendiri.

Tim IT juga lebih mudah menentukan software asli murah, mana yang wajib tersedia berdasarkan role pengguna.

Cocokkan Installed Software dengan License Ownership

Setelah inventory selesai, jangan berhenti pada daftar aplikasi.

Langkah berikutnya adalah license reconciliation.

Misalnya, hasil inventory menunjukkan aplikasi tertentu terpasang pada 120 perangkat, sedangkan perusahaan hanya memiliki 100 lisensi per-device. Ada selisih 20 instalasi yang perlu diperiksa.

Sebaliknya, perusahaan mungkin memiliki 150 seat tetapi hanya 100 yang aktif digunakan. Artinya, terdapat potensi 50 unused licenses.

Rekonsiliasi software asli murah, seperti ini membantu IT dan Procurement mengambil keputusan berdasarkan penggunaan aktual.

Gunakan Role-Based Software Standard

Tidak semua karyawan membutuhkan aplikasi yang sama.

Finance membutuhkan accounting tools, designer membutuhkan creative software, sementara sales mungkin lebih banyak menggunakan CRM dan productivity tools.

Karena itu, perusahaan dapat membuat role-based application profile.

Setiap laptop baru otomatis mendapatkan aplikasi standar dan software asli murah, sesuai fungsi karyawan.

Pendekatan ini membuat deployment software asli murah, lebih konsisten sekaligus mengurangi aplikasi yang sebenarnya tidak diperlukan.

7 Langkah Membangun Software Inventory

• Buat daftar seluruh endpoint perusahaan.

• Gunakan tools inventory untuk melakukan software discovery.

• Catat aplikasi, versi, device, dan user.

• Tandai aplikasi approved dan unauthorized.

• Cocokkan hasil inventory dengan data software asli murah, yang sudah dibeli.

• Identifikasi unused license dan kelebihan instalasi.

• Review inventory serta kebutuhan software asli murah, setiap 3–6 bulan.

FAQ

1. Apakah ratusan laptop harus diperiksa satu per satu?

Tidak. Endpoint management atau IT asset management dapat membantu mengumpulkan inventory perangkat dan aplikasi secara terpusat.

2. Informasi apa yang paling penting dikumpulkan?

Minimal device, user, nama software, versi, dan status lisensi. Untuk kebutuhan procurement, tambahkan vendor, jumlah seat, biaya, serta tanggal renewal.

3. Apa itu license reconciliation?

License reconciliation adalah proses membandingkan software yang digunakan atau terpasang dengan hak lisensi yang dimiliki perusahaan.

4. Bagaimana mengetahui ada software tidak resmi?

Bandingkan hasil software discovery dengan daftar aplikasi approved. Aplikasi yang tidak dikenal kemudian dapat diperiksa sumber, fungsi, user, dan lisensinya.

5. Apakah inventory cukup dilakukan setahun sekali?

Untuk perusahaan dengan banyak perubahan user dan perangkat, interval 3–6 bulan lebih praktis. Monitoring dapat dilakukan lebih sering jika menggunakan sistem otomatis.

6. Apa yang dilakukan jika jumlah lisensi lebih banyak daripada pengguna?

Periksa apakah seat dapat dihentikan atau dikurangi saat renewal. Dengan begitu, anggaran software asli murah, dapat disesuaikan dengan kebutuhan aktual.

7. Bagaimana jika jumlah instalasi lebih banyak daripada lisensi?

Identifikasi perangkat dan model lisensinya terlebih dahulu. Uninstall aplikasi yang tidak dibutuhkan atau tambahkan software asli murah, sesuai hak penggunaan yang diperlukan.

Semakin banyak laptop, semakin sulit mengandalkan pengecekan manual. Perusahaan membutuhkan visibility terhadap software yang berjalan di seluruh endpoint.

Dengan software inventory, discovery, dan license reconciliation, perusahaan dapat mengetahui aplikasi yang digunakan, versi yang tertinggal, unauthorized software, hingga unused license.

Pada akhirnya, data tersebut membuat pembelian software asli murah, lebih akurat karena didasarkan pada penggunaan nyata.

Pengelolaan software asli murah, yang terhubung dengan endpoint inventory juga membantu perusahaan menjaga standardisasi, compliance, dan biaya IT tetap terkendali meskipun jumlah perangkat terus bertambah.