Software Asset Management: Cara Perusahaan Mengelola Lisensi Software dengan Benar

Saat perusahaan mulai cari lisensi software, tantangannya bukan hanya membeli software yang tepat. Perusahaan juga harus tahu siapa yang memakai, berapa jumlah lisensi yang tersedia, kapan masa berlaku berakhir, dan apakah penggunaannya sudah sesuai ketentuan vendor. Proses inilah yang dikenal sebagai Software Asset Management atau SAM.

Kenapa Software Asset Management Penting?

• Software Asset Management adalah proses mencatat, mengontrol, dan mengoptimalkan seluruh aset software perusahaan.

• SAM membantu mengurangi risiko over-license dan under-license.

• Review lisensi idealnya dilakukan minimal setiap 3–6 bulan, terutama untuk software subscription.

• Perusahaan dapat mengurangi pembelian yang tidak diperlukan dengan mengidentifikasi user atau license yang sudah tidak aktif.

• Saat cari lisensi software, data SAM membantu procurement membeli jumlah dan tipe lisensi yang lebih akurat.

Bagaimana Software Asset Management Bekerja di Perusahaan?

Secara praktis, SAM menghubungkan tiga area: IT, procurement, dan finance.

Tim IT mengetahui software yang benar-benar terpasang. Procurement mengetahui kontrak dan SKU yang dibeli. Finance mengetahui biaya, invoice, serta jadwal pembayaran.

Masalah biasanya muncul ketika ketiga data tersebut tidak terhubung.

Contohnya, perusahaan memiliki 150 karyawan dan membeli 150 subscription license. Setelah enam bulan, 20 karyawan resign tetapi lisensinya belum dicabut. Artinya perusahaan tetap membayar 20 seat yang sebenarnya tidak digunakan.

Karena itu, saat cari lisensi software, perusahaan perlu melihat jumlah active user, bukan hanya total jumlah karyawan.

SAM juga membantu mendeteksi kondisi sebaliknya.

Misalnya perusahaan hanya membeli 100 license, tetapi deployment menunjukkan software digunakan oleh 120 user. Ada gap 20 license yang berpotensi menimbulkan masalah compliance.

Sebelum cari lisensi software, perusahaan sebaiknya mengetahui license metric yang digunakan vendor. Software bisa menggunakan per-user, per-device, per-server, per-core, atau concurrent-user licensing.

Kesalahan pada bagian ini cukup mahal. Lisensi server, database, virtualisasi, dan security software biasanya membutuhkan perhitungan lebih detail dibandingkan aplikasi office biasa.

Data Apa Saja yang Harus Dicatat?

Minimal, perusahaan perlu mempunyai inventaris berisi:

• nama software dan vendor;

• SKU atau package;

• jumlah license;

• user atau device yang menggunakan;

• tanggal pembelian;

• tanggal renewal;

• nilai kontrak;

• license key atau subscription ID;

• license metric;

• PIC internal.

Saat cari lisensi software, data tersebut mempercepat proses quotation dan mencegah pembelian SKU yang tidak sesuai.

Untuk perusahaan yang menggunakan puluhan software, spreadsheet masih dapat digunakan. Namun ketika jumlah aplikasi, user, atau perangkat sudah mencapai ratusan, penggunaan tools SAM atau IT Asset Management mulai lebih efektif.

SAM Bukan Sekadar Daftar Software

Kesalahan yang sering terjadi adalah menganggap SAM hanya sebagai inventory.

Padahal tujuan akhirnya adalah optimization.

Misalnya dari 300 license yang dibeli, hanya 230 yang aktif digunakan. Artinya terdapat 70 seat idle atau sekitar 23% dari keseluruhan license.

Saat cari lisensi software, informasi seperti ini bisa digunakan untuk mengurangi quantity saat renewal dan mengalihkan budget ke kebutuhan lain.

SAM juga membantu perusahaan mempersiapkan audit vendor. Invoice, kontrak, entitlement, dan deployment dapat dibandingkan lebih cepat.

Langkah Praktis Mengelola Lisensi

• Inventaris seluruh software yang digunakan.

• Catat jumlah entitlement dan actual deployment.

• Identifikasi user yang resign atau tidak aktif.

• Buat reminder renewal minimal 30–60 hari sebelumnya.

• Review penggunaan setiap 3–6 bulan.

• Pisahkan license perpetual dan subscription.

• Pastikan bukti pembelian tersimpan.

• Sebelum cari lisensi software, cek kembali kebutuhan user, device, dan infrastructure.

FAQ

Apa perbedaan Software Asset Management dan IT Asset Management?

SAM fokus pada software dan lisensinya. IT Asset Management lebih luas karena mencakup perangkat seperti laptop, server, monitor, dan network equipment.

Apakah perusahaan kecil perlu menggunakan SAM?

Perlu, meskipun prosesnya bisa sederhana. Untuk 10–50 user, spreadsheet terstruktur sudah cukup sebagai langkah awal.

Seberapa sering data lisensi harus diperiksa?

Idealnya setiap 3–6 bulan dan sebelum renewal. Saat cari lisensi software, data terbaru membuat pembelian lebih akurat.

Apa itu over-licensing?

Over-licensing terjadi ketika jumlah lisensi yang dibeli lebih banyak daripada kebutuhan aktual. Dampaknya adalah pemborosan budget.

Apa itu under-licensing?

Under-licensing terjadi ketika penggunaan software melebihi entitlement yang dimiliki. Kondisi ini dapat menimbulkan risiko compliance.

Bagaimana menangani lisensi karyawan yang resign?

Cabut akses, nonaktifkan account, lalu cek apakah license dapat di-reassign ke user lain sesuai aturan vendor.

Apakah semua license bisa dipindahkan ke user lain?

Tidak selalu. Ketentuannya tergantung vendor dan jenis lisensi. Karena itu, saat cari lisensi software, periksa aturan reassignment sebelum membeli.

Apa indikator SAM berjalan dengan baik?

Perusahaan mengetahui jumlah license aktif, expiry date, biaya tahunan, user pengguna, dan gap compliance tanpa harus mencari data dari banyak departemen.

Software Asset Management pada akhirnya membantu perusahaan mengontrol biaya sekaligus menjaga compliance. Dengan data yang rapi, keputusan pembelian tidak lagi berdasarkan perkiraan. Sebelum cari lisensi software, perusahaan dapat mengetahui dengan jelas apa yang sudah dimiliki, apa yang benar-benar digunakan, dan apa yang memang perlu dibeli.