Software Berbasis User vs Device, Apa Bedanya dan Mana yang Lebih Efisien?

Saat membeli lisensi software untuk perusahaan, Anda mungkin menemukan dua model yang cukup umum: lisensi berbasis user dan berbasis device. Perbedaannya sederhana. User-based license mengikuti pengguna, sedangkan device-based license mengikuti perangkat yang digunakan.

Mana yang lebih efisien? Jika satu karyawan menggunakan beberapa perangkat, user-based bisa lebih praktis. Jika satu komputer digunakan bergantian oleh banyak orang, device-based dapat lebih relevan. Sebelum membeli software asli murah, perusahaan perlu memahami pola penggunaan software agar jumlah lisensi tidak berlebihan.

Apa Perbedaan Lisensi Berbasis User dan Device?

Secara praktis, perbedaannya dapat dilihat dari skenario penggunaan:

• User-based license memberikan hak akses berdasarkan akun atau pengguna tertentu.

• Device-based license mengikat lisensi pada komputer, workstation, atau perangkat tertentu.

• User-based cocok untuk karyawan yang bekerja dari laptop, desktop, dan perangkat lain.

• Device-based dapat relevan untuk komputer bersama seperti workstation, lab, atau area operasional.

• Saat memilih software asli murah, cek terms vendor karena aturan aktivasi setiap produk dapat berbeda.

Jadi, jangan hanya menghitung jumlah karyawan. Hitung juga berapa user aktif dan perangkat yang benar-benar membutuhkan software.

Bagaimana Menghitung Model Lisensi yang Lebih Efisien?

Misalnya perusahaan memiliki 50 karyawan dan 70 perangkat. Sebagian karyawan menggunakan laptop kantor sekaligus desktop.

Jika software menggunakan lisensi per device, perusahaan berpotensi membutuhkan lisensi untuk setiap perangkat yang digunakan. Namun jika vendor menawarkan lisensi per user dengan hak aktivasi pada beberapa perangkat, kebutuhan lisensinya bisa berbeda.

Sebaliknya, bayangkan perusahaan memiliki 30 operator yang bekerja secara shift menggunakan 10 workstation. Pada kondisi tertentu, device-based licensing dapat lebih sesuai karena jumlah perangkat lebih sedikit daripada jumlah pengguna.

Karena itu, sebelum membeli software asli murah, lakukan inventarisasi user dan device terlebih dahulu.

Perusahaan juga perlu membaca license agreement. Satu user license tidak otomatis berarti boleh digunakan pada perangkat tanpa batas. Saat mengevaluasi software asli murah, periksa batas aktivasi, shared account, concurrent access, dan aturan reassignment.

Aspek administrasi juga penting. Software asli murah, berbasis user biasanya lebih mudah dikelola ketika perusahaan memiliki sistem identity management yang baik.

Sementara itu, software asli murah, berbasis device dapat lebih mudah diterapkan pada perangkat tetap yang digunakan untuk fungsi tertentu.

Cek 7 Hal Sebelum Membeli Lisensi

Gunakan checklist berikut agar perusahaan tidak salah menghitung kebutuhan:

• Hitung jumlah user aktif yang benar-benar membutuhkan aplikasi.

• Inventarisasi jumlah laptop, desktop, dan workstation.

• Identifikasi perangkat yang digunakan bersama atau secara shift.

• Periksa batas aktivasi dan aturan perpindahan lisensi.

• Bandingkan software asli murah, berdasarkan skenario user dan device.

• Pastikan software asli murah, memiliki hak penggunaan yang sesuai kebutuhan perusahaan.

• Hitung biaya software asli murah, berdasarkan kebutuhan aktual selama 1–3 tahun.

FAQ

Apa itu user-based license?

User-based license adalah model lisensi yang memberikan hak penggunaan berdasarkan pengguna atau akun tertentu. Saat membeli software asli murah, cek berapa perangkat yang dapat digunakan oleh satu user sesuai ketentuan vendor.

Apa itu device-based license?

Device-based license memberikan hak penggunaan berdasarkan perangkat tertentu. Model ini dapat relevan untuk workstation bersama. Namun, ketentuan software asli murah, tetap perlu diperiksa pada masing-masing vendor.

Mana yang lebih hemat untuk 100 karyawan?

Tergantung jumlah perangkat dan pola penggunaannya. Jika setiap karyawan memiliki beberapa perangkat, user-based bisa lebih sederhana. Perhitungan software asli murah, sebaiknya menggunakan jumlah user dan device aktual.

Apakah satu user license bisa digunakan di banyak perangkat?

Tidak selalu. Beberapa vendor mengizinkan beberapa aktivasi, sementara vendor lain menetapkan batas tertentu. Saat memilih software asli murah, baca ketentuan aktivasi sebelum melakukan pembelian.

Bagaimana jika satu komputer digunakan banyak karyawan?

Device-based licensing dapat menjadi opsi jika vendor memang mengizinkan skenario tersebut. Periksa juga aturan shared device dan autentikasinya.

Apakah lisensi bisa dipindahkan ke user atau perangkat baru?

Tergantung kebijakan vendor. Beberapa produk menyediakan mekanisme reassignment setelah periode tertentu. Karena itu, sebelum membeli software asli murah, cek ketentuan transfer atau reassignment lisensi.

Tidak ada model lisensi yang otomatis paling murah untuk semua perusahaan. Efisiensi bergantung pada jumlah user, perangkat, pola kerja, dan ketentuan vendor. Dengan melakukan inventarisasi sebelum pembelian, perusahaan dapat menentukan software asli murah, dengan model lisensi yang lebih sesuai dan menghindari pembelian seat yang sebenarnya tidak dibutuhkan.